e-Fatura ve e-Arşiv Fatura: kim, ne zaman geçmek zorunda?

Türkiye’de fatura giderek daha fazla elektronik ortama taşınıyor. Gelir İdaresi Başkanlığı (GİB) yıllardır e-Fatura ve e-Arşiv Fatura uygulamalarının kapsamını adım adım genişletiyor ve son değişikliklerle kâğıt faturanın alanı belirgin biçimde daraldı. Online satış yapan ya da sitesi üzerinden rezervasyon ve ödeme alan işletmeler için bu konu, web sitesinin nasıl kurulacağını da doğrudan etkiliyor.

Bu yazıdaki tüm hadler ve tarihler, GİB’in e-belge portalında yayımlanan 509 Sıra No.lu Vergi Usul Kanunu Genel Tebliği’nin dipnotlu güncel hali ve değişiklik tebliğlerine dayanıyor. Vergi mevzuatı sık değişir; kendi durumunuz için mutlaka mali müşavirinize danışın ve ebelge.gib.gov.tr adresindeki güncel metni kontrol edin.

Önce kavramlar: e-Fatura ile e-Arşiv Fatura farkı

İkisi de elektronik faturadır; fark, faturanın kime kesildiğindedir.

• e-Fatura, e-Fatura uygulamasına kayıtlı kullanıcılar arasında düzenlenir. Tebliğe göre satıcı ve alıcının her ikisi de e-Fatura uygulamasına kayıtlıysa, aralarında düzenlenen faturaların tamamı e-Fatura olmalıdır.
• e-Arşiv Fatura, e-Fatura uygulamasına kayıtlı olmayan alıcılara, örneğin nihai tüketicilere veya kayıtlı olmayan işletmelere, elektronik ortamda düzenlenen faturadır.

Tebliğe göre e-Fatura uygulamasına dahil olan mükellefler, e-Arşiv Fatura uygulamasına da geçmek zorundadır. Yani e-Fatura’ya geçen bir işletme, tüm faturalarını (Tebliğde sayılan istisnalar dışında) e-Fatura veya e-Arşiv Fatura olarak düzenler.

e-Fatura’ya geçiş hadleri

509 Sıra No.lu Tebliğ’in IV.1.4. bölümüne göre e-Fatura’ya geçmek zorunda olanlardan esnaf ve KOBİ’leri en çok ilgilendiren gruplar şunlar:

• Genel had: Brüt satış hasılatı (veya satışları ile gayrisafi iş hasılatı) 2022 veya müteakip hesap dönemleri için 3 milyon TL ve üzeri olan mükellefler.
• İnternet üzerinden satış yapanlar: Kendilerine veya aracı hizmet sağlayıcılarına ait internet sitelerinde ya da diğer her türlü elektronik ortamda mal veya hizmet satışı gerçekleştiren mükelleflerden, 2022 veya müteakip hesap dönemleri için 500 bin TL ve üzeri brüt satış hasılatı olanlar. Tanım, kendi sitenizin yanında aracı hizmet sağlayıcıların (örneğin pazaryerlerinin) siteleri üzerinden yapılan satışları da kapsar.
• Gayrimenkul ve motorlu taşıt: Gayrimenkul ve/veya motorlu taşıt inşa, imal, alım, satım veya kiralama işlemleri yapanlar ile bunlara aracılık edenlerden, 2022 veya müteakip hesap dönemleri için 500 bin TL ve üzeri brüt satış hasılatı olanlar.
• Konaklama: Kültür ve Turizm Bakanlığı ile belediyelerden yatırım ve/veya işletme belgesi alarak konaklama hizmeti veren otel işletmeleri, ciro şartı aranmaksızın kapsamdadır.

Tebliğ ayrıca Başkanlığa, riskli ya da vergiye uyum düzeyi düşük bulduğu mükellefleri ciroya bakmaksızın, yazılı bildirim yapıp en az 3 ay süre vererek e-Fatura’ya geçirme yetkisi tanır. Hadlerin altında kalan mükellefler de isterlerse e-Fatura uygulamasından yararlanabilir.

Ne zaman geçilir?

Tebliğin IV.1.5. bölümüne göre genel hadde ulaşan mükellefler, hasılat şartını sağladıkları hesap dönemini izleyen yılın yedinci ayının başından itibaren e-Fatura uygulamasına geçmek zorundadır. İnternet üzerinden satış yapanlar için de aynı mantık geçerlidir: Haddi aşan mükellefler, ilgili hesap dönemini izleyen yılın yedinci ayının başına kadar başvurularını ve geçiş hazırlıklarını tamamlamalıdır.

Örnekle: 2025 hesap döneminde brüt satış hasılatı 3 milyon TL’yi aşan bir işletme için zorunluluk 1 Temmuz 2026’da başladı. 2026 hesap dönemi için aynı değerlendirme, 1 Temmuz 2027’yi hedef alır.

e-Arşiv Fatura: 2026’da gelen büyük değişiklik

Asıl önemli değişiklik, e-Fatura’ya hiç geçmemiş işletmeleri de ilgilendiriyor. Tebliğin IV.2.4.3. bölümü, e-Arşiv Fatura uygulamasına dahil olmayan mükelleflerin düzenleyeceği faturaları düzenler. Bu bölüm, 12.11.2024 tarihli Resmî Gazete’de yayımlanan 573 Sıra No.lu Tebliğ ve 31.12.2025 tarihli Resmî Gazete’de yayımlanan 589 Sıra No.lu Tebliğ ile değiştirildi. Güncel kural şöyle:

• 1 Ocak 2025 ile 31 Aralık 2025 arasında, vergiler dahil toplam tutarı 3 bin TL’yi aşan faturalar e-Arşiv Fatura olarak düzenlenmek zorundaydı.
• 1 Ocak 2026’dan itibaren bu faturalar tutarına bakılmaksızın e-Arşiv Fatura olarak düzenlenmek zorunda.
• Ticari kazancı basit usulde tespit edilenler ile işletme hesabı esasına göre defter tutanlar için ise 589 Sıra No.lu Tebliğ ile ayrı bir takvim belirlendi: 31 Aralık 2026’ya kadar 3 bin TL sınırı geçerli, 1 Ocak 2027’den itibaren tutarına bakılmaksızın e-Arşiv Fatura zorunlu.

Bu faturalar GİB’in sunduğu e-Belge düzenleme portali üzerinden ya da Başkanlıktan izin almış özel entegratörlerin sistemleri aracılığıyla düzenlenir. Tebliğe göre bu kapsamdaki bir fatura e-Arşiv yerine kâğıt olarak düzenlenir veya alınırsa, düzenleyen ile nihai tüketici dışındaki vergi mükellefi alıcı hakkında her bir kâğıt fatura için Vergi Usul Kanunu’nun 353. maddesindeki ceza hükmü uygulanır.

Kısacası: İşletme hesabı esasına göre defter tutan bir esnafsanız, 1 Ocak 2027 tarihi takviminizde işaretli olmalı.

Online satış ve rezervasyon siteleri için ne anlama geliyor?

Web sitesi üzerinden ürün satan ya da ödeme alarak rezervasyon yapan bir işletme için birkaç pratik sonuç var:

1. 500 bin TL haddini izleyin. İnternetten mal veya hizmet satışı yapan mükellefler için had, genel haddin altında. Tebliğ, “internet satışı”nı sipariş ve satın alma süreçlerinin tamamının internet üzerinden gerçekleştiği satış biçimi olarak tanımlar. Sitenizdeki rezervasyon ve ödeme akışının bu kapsama girip girmediğini mali müşavirinizle değerlendirin.
2. Faturayı sipariş akışına bağlayın. Elektronik faturada alıcının adı-soyadı veya unvanı, varsa vergi dairesi ve vergi kimlik numarası gibi bilgiler gerekir (Tebliğ IV.2.3.). Ödeme sayfanız bu bilgileri doğru ve eksiksiz toplamalı; kurumsal müşteriler için vergi bilgisi alanları ayrı olmalı.
3. Özel entegratör ya da GİB portali seçimini erken yapın. Sipariş sayısı arttıkça faturayı elle portala girmek zorlaşır. Web siteniz, ödeme altyapınız ve fatura sisteminiz arasındaki bağlantıyı baştan planlamak, sonradan yapılacak değişiklikten daha az maliyetlidir.
4. Kişisel verileri unutmayın. Faturaya giren ad, adres ve kimlik bilgileri kişisel veridir; aydınlatma metniniz bu işlemeyi ve verilerin aktarıldığı tarafları (örneğin özel entegratör) kapsamalıdır.
5. Geçiş tarihlerini takvime koyun. Yıl sonu hasılatınız belli olduğunda, ertesi yılın Temmuz ayına kadar hazırlık süreniz vardır. Son haftaya bırakmayın.

Doğru kaynağı takip edin

e-Belge mevzuatı her yıl birkaç kez değişebiliyor; bu yazı da 2026 Kasım başındaki güncel metne dayanıyor. Güvenilir kaynaklar GİB’in e-belge portalındaki mevzuat sayfası ve duyurular bölümüdür. Blog yazılarında ya da forumlarda gördüğünüz tarih ve tutarları her zaman bu kaynaklarla karşılaştırın.

mekyn, yapay zekâ ile işletmeler için web siteleri oluşturur; fatura düzenleme yükümlülüğü ve entegratör seçimi işletmenin kendisine ve mali müşavirine aittir.